Sarana/Fasilitas Administrasi Kantor

Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a.        Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1) Faktor lingkungan tetangga.

2) Faktor dekat.

3) Faktor harga.

4) Faktor dekat labour market.

5) Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6) Faktor keamanan.

b. Gedung

1) Dapat memberikan fasilitas.

2) Menjamin kesehatan

3) Berkesan yang baik.

4) Fleksibel.

5) Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e.  Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

1.    Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

2.    Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

3.    Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

    Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

5.  Peralatan dan Mesin  (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6.  Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan  Barang.

7.  Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8.  Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.