Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni :
a. Menghimpun
yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan pita rekaman.
c. Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
d. Mengganda
Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
f. Menyimpan
Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar