Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
JENIS-JENIS SURAT
Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis surat. Surat-surat dapat dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya serta dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu
1. Jenis surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial dan surat resmi. Dibawah ini kita akan membahasanya satu persatu
v Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi ( misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi
v Surat Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-lain
v Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi ) contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan dan sebagainya.
v Surat Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata
v Surat Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.
2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini akan kita bahas sekarang satu persatu-satu
v Kartu Pos
Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun
v Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a. Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
~ Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju
~ Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim
b. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau
sudah dilipat terlihat seperti amplop surat
v Surat Bersampul
Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah :
a. Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan
b. Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar
c. Sebagai alas an kesopanan/kepantasan
v Memorandum dan Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan nota berbeda ? Jawabnya Ya. Perbedaannya terletak pada siapa yang membuatnya dan ditujukan kepada siapa memo dan nota tesebut.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio atau setengah kuarto
v Telegram dan Teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh
3. Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa.Mari kita membahasnya masing-masing dari surat tersebut satu persatu.
v Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional maupun dokumen negara lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR lalu dilak ban dimasukan ke sampul kedua yang beri kode SRHS atau SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa dilak maupun tanpa kode SRHS atau SR
v Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan
Surat Rahasia diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat rahasia ini dikirimkan mengunakan dua buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan tanpa diberi kode RHS atau R. Sampul kedua tersebut merupakan sampul biasa
v Surat Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh dikethui oleh pejabat yang bersangkutan
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya
4. Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3 macam yaiut surat sangat segera, surat segera dan surat biasa. Kita akan membahas masing-masing surat tersebut satu persatu
v Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas pertama agar segera sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan pengirimannya harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.
v Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi bukan berarti yang mendapat perioritas pertama
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi tidak mendapat perioritas utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan surat segera
5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat suatu organisasi
v Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu
v Surat pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat yang namanya tidak disebukan satu per satu
6. Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya
Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti surat pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surat peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan, surat panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang. Mari kita membahasnya masing-masing jenis surat tesebut
v Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan tentang segala hal yang menyankut kepentingan bersama
v Surat perintah
Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya surat perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif
v Surat Instruksi
Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah
v Surat permohonan
Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal, seperti memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan bersama
v Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil seseorang dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang tersebut
v Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk memberikan peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan
v Surat pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi yang dimaksud
v Surat Tugas
Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan surat instruksi
v Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan agar dapat dilaksanakan secepat mungkin
v Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli
v Surat Pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan
v Surat pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan .
v Surat Pengiriman Barang
Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena sangat mungkin apabila barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan ( tempat barang ) khusus
7. Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat
Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari kita membahas masing-masing jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas
v Surat Kilat Khusus
Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar
v Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos
v Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini berdasrkan urutan surat yang ada
v Surat Tercatat
Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda buykti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di catat oleh pegawai Pos
v Surat Berharga
Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte kelahiran, akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan bangungan
Fungsi Surat:
1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar