Bagian-bagian Surat dan Tata Laksana Prosedur Pembuatan Surat

Bagian-bagian surat

Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:

1. Informasi pengirim atau kop surat
2. Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3. Penerima surat
4. Alamat tujuan surat
5. Pembuka surat
6. Isi surat
7. Penutup surat
8. Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9. Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

Tata Laksana Prosedur Pembuatan Surat

Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1.     Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik

2.    Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

3.    Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak penerima

4.    Isi langsung kepada pokok permasalahan

5.    Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik

         Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang lainnya.

 Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :

1.     Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar

2.    Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya